Il Decreto legislativo Nr. 24 del 10 marzo 2023 che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (i whistleblower), entrato in vigore lo scorso 30 marzo, è divenuto vincolante.
Il vincolo segue due date, ovvero, il 15 luglio per:
- le aziende del settore pubblico
- aziende del settore privato che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati, con contratto di lavoro a tempo indeterminato o determinato superiore a 249.
e il 17 dicembre 2023 per:
- le aziende del settore privato che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati, con contratto di lavoro a tempo indeterminato o determinato FINO a 249.
Ma che cos’è esattamente il Whistleblowing?
Il Whistleblowing è un importante strumento di compliance aziendale, tramite il quale i dipendenti di un’attività (o eventualmente terze parti) possono segnalare, in modo riservato, eventuali illeciti riscontrati durante le proprie mansioni.
Il termine stesso “Whistleblowing” in inglese indica l’atto di soffiare in un fischietto (come farebbe un arbitro nel momento in cui voglia segnalare un’infrazione) e, chiaramente, consiste nel segnalare e richiamare la giusta attenzione su attività non consentite, o illegali, affinché vengano fermate.
Così tramite un procedimento di Whistleblowing è possibile segnalare violazioni di leggi o regolamenti, reati di varia natura inclusi casi di corruzione o frode, oltre a situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica.
Oltre alla prevenzione degli illeciti, un altro aspetto rilevante è la possibilità di catalizzare l’attenzione su un problema che impatta qualunque individuo, promuovendo una lotta all’illegalità, responsabilizzando e richiedendo la partecipazione attiva di tutti i soggetti coinvolti.
Ad oggi, essendo divenuto un obbligo normativo, la gestione Whistleblowing è nelle mani di qualunque attività, più o meno grande.
Di quali illeciti si sta parlando?
L’ambito di applicazione previsto dalla legge è molto ampio:
comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in illeciti amministrativi, contabili, civili o penali. Illeciti relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione, violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società.
Quali sono i canali di segnalazione interna
Le aziende del settore pubblico e privato devono attivare dei propri canali di segnalazione che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione stessa e della relativa documentazione.
La gestione del canale di segnalazione è affidata a una persona o a un ufficio interno o esterno alla struttura che sarà autonomo e dedicato e con personale specificamente formato per la gestione di tali segnalazioni.
Le segnalazioni possono essere effettuate sia in forma orale che scritta, anche coadiuvati da strumenti informatici.
I comuni diversi dai capoluoghi di provincia possono condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione. I soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, non superiore a duecentoquarantanove, possono condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione.
I soggetti del settore pubblico cui sia fatto obbligo di prevedere la figura del responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, affidano a quest’ultimo, la gestione del canale di segnalazione interna.
Quale tutela per il whistleblower?
È stato ampiamente riscontrato che un’alta percentuale di lavoratori ha timore a denunciare situazioni scorrette che avvengono sul luogo di lavoro. Le preoccupazioni riguardano principalmente la paura di persecuzioni da parte di colleghi o superiori. Questo è effetto di un vuoto normativo che perpetratosi negli anni, ha permesso il diffondersi di comportamenti scorretti e non rispettosi delle regole di lavoro e sociali.
Con l’introduzione della pratica del Whistleblowing gli informatori saranno trattati con la tutela che meritano.
Il whistleblower, cioè colui che fa la segnalazione dell’illecito, è tutelato contro le ritorsioni cui può essere esposto a seguito della segnalazione stessa. Oltre che nella tutela della riservatezza di chi fa whistleblowing, tale protezione si concretizza nel divieto di atti di ritorsione o di discriminazione nei confronti del whistleblower. L’identità di chi effettua la segnalazione resta riservata fino alla conclusione delle indagini preliminari nel caso di procedimento giudiziario innescato dal whistleblowing.
Le segnalazioni, per essere considerate idonee alla pratica del Whistleblowing, devono soddisfare due criteri. In primo luogo, la divulgazione deve essere di interesse pubblico e, in secondo luogo, deve consistere in un reato oggettivo come:
- Il mancato rispetto di obblighi di legge;
- Il rischio per la salute e la sicurezza di qualcuno;
- Il danno reale o potenziale all’ambiente;
- L’occultamento di prove di una irregolarità avvenuta.
Un sistema Whistleblowing ad hoc
Le politiche di denunce sulle irregolarità possono differenziarsi tra le varie organizzazioni, in base alle dimensioni e alla natura dell’organizzazione stessa.
Ad esempio, le grandi aziende possono formare alcuni manager in modo che i dipendenti possano rivolgersi direttamente a loro per qualsiasi dubbio a riguardo. Tuttavia, è improbabile che le piccole imprese dispongano di risorse adeguate per mettere in atto un analogo sistema.
Per questa ragione, vale la pena evidenziare gli aspetti principali che una buona politica di Whistleblowing dovrebbe prendere in considerazione:
- Una spiegazione del significato di Whistleblowing, come si relaziona con la tua organizzazione e quali vantaggi comporta;
- L’impegno espresso a formare tutti i lavoratori in materia di Whistleblowing;
- Uno schema della tua personale procedura di denuncia;
- L’impegno al mantenimento della riservatezza;
- Una previsione realistica delle informazioni che un informatore può aspettarsi di ricevere e una tempistica per l’elaborazione del reclamo;
- Una descrizione dei limiti dell’anonimato, come la mancanza di aggiornamenti sullo stato di avanzamento;
- Tutte le informazioni e consigli utili a coloro che desiderano operare all’interno di una corretta pratica di Whistleblowing.
Inoltre, i dipendenti spesso confondono le lamentele personali con le denunce di irregolarità che si possono apertamente ritenere d’interesse pubblico. Un’adeguata formazione aziendale dovrebbe spiegare ai dipendenti e collaboratori le differenze tra situazioni oggettivamente rientranti nei canoni richiesti e le mere recriminazioni personali.
Risoluzione interna dei problemi
Avere una politica di denuncia prontamente accessibile incoraggia i lavoratori a intensificare la propria attenzione sulla questione e all’interno di una sana organizzazione, è molto probabile che i lavoratori siano i primi a testimoniare qualsiasi illecito. Tuttavia, anche la migliore delle politiche di Whistleblowing è inutile se non viene generato un adeguato livello di consapevolezza attorno ad essa. Le politiche, di per sé, sono insufficienti quanto a sensibilizzare le persone sul problema. Un’accurata e regolare formazione del personale aiuta a generare tale consapevolezza in un’ottica di comprensione e accettazione della cultura del Whistleblowing.
Generare una cultura del Whistleblowing significa che tutte le preoccupazioni saranno portate immediatamente all’attenzione della persona o del dipartimento incaricato in maniera discreta e i rischi potranno essere mitigati di conseguenza. In questo modo tutte le problematiche interne, sanabili tramite la procedura messa a disposizione di tutti, saranno risolte al meglio e nel minor tempo possibile.
Inoltre, buone politiche e procedure in materia di denuncia delle irregolarità incoraggiano i lavoratori a divulgare le proprie informazioni direttamente all’organizzazione, anziché a un soggetto esterno. Ciò consente, a titolari e responsabili, di affrontare e correggere i problemi internamente e di valutare l’eventualità di intensificare i controlli prima di essere sottoposti ad essi da un ente competente non appartenente all’organizzazione.
Le nuove funzionalità Whistleblowing di WOZON
WOZON è un software italiano incentrato sulla protezione del patrimonio aziendale che supporta l’implementazione di adeguate misure di sicurezza. Supporta inoltre le attività in ambito di tutela della proprietà intellettuale e favorisce le fasi di investigazione interna in caso di incidente informatico o contenzioso a carattere lavorativo. La caratteristica innovativa di questo software è l’implementazione della nuova funzionalità Whistleblowing che lo rende ancora più completo e all’avanguardia.
Sia che si tratti di una piccola Azienda Privata, di un’Industria o di una Pubblica Amministrazione, WOZON ha la soluzione per ricevere e gestire tutte le segnalazioni, senza distaccarsi dalla normativa in vigore, anzi, seguendola pedissequamente.
Mediante la nuova funzionalità Whistleblowing, WOZON permette di gestire le segnalazioni di qualsivoglia comportamento illecito, mentre si occupa di tutelare il patrimonio aziendale in un’ottica più ampia, applicando consone misure di sicurezza correlate sia a livello di prevenzione (rileva esportazione e diffusione di documenti non autorizzati) che di identificazioni di crimini White Collar (scova anomalie nei comportamenti di dipendenti ed eventuali frodi interne).
WOZON rappresenta, quindi, un software di Whistleblowing evoluto e completo, il quale include funzioni forensi e di Cyber Security.
In qualità di vincitore del premio per l’innovazione tecnologica agli “INVESTIGATION & FORENSICS AWARDS” (premio dedicato alle eccellenze in ambito tecnico forense) con questo software siete di fronte ad un prodotto estremamente sicuro e soddisfacente, in grado di entusiasmare il più critico degli esperti del settore grazie alle sue straordinarie caratteristiche.
Trattandosi inoltre di un software 100% Made in Italy, il licensing e l’assistenza sono italiani.
La funzionalità Whistleblowing di WOZON, messa a punto e codificata da tecnici con esperienza in ambito di digital forensics e supportati da un team di esperti in temi giuslavoristici, ti permetterà di risolvere questioni legate alle segnalazioni nella maniera più semplice e lineare possibile.
Disegnato per essere utilizzato da manager legali, audit, security e HR, WOZON consente di effettuare segnalazioni di anomalie, verifiche di dati e richieste di approfondimenti in pochi semplici passi.
Attraverso il sistema di WOZON potrai usufruire di funzioni Whistleblowing che ti permetteranno di gestire le relative segnalazioni Whistleblowing provenienti dai soggetti coinvolti.
WOZON offre alle aziende, inoltre, la possibilità di provare gratuitamente il sistema per 3 mesi senza alcun impegno, usufruendo anche di installazione e configurazione del software a cura del team dedicato (anch’essa gratuita e senza impegno).
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